Framework Management Tool Box : Performance Management , 5 'S , Stakeholder Analysis

Framework Management Tool Box : Performance Management

Framework Management Tool Box : Performance Management
ด้าน Controlling

                  การบริหารผลงาน (Performance Management) หมายถึง ความรู้ความสามารถในการจัดระบบ การปฏิบัติงานของบุคคล ทีมงาน และองค์การ ให้สามารถเชื่อมโยง ผนึกประสาน (Cascading & Alignment) ไปในทิศทางเดียวกันกับเป้าหมายและกลยุทธ์ธุรกิจ ด้วยกระบวนการวางแผนงาน (Performance Planning and Agreement) การปฏิบัติการให้บรรลุผล (Performance Execution) การพัฒนางาน (Performance Development) การวัด ประเมินผล และให้ข้อมูลย้อนกลับ เพื่อปรับปรุงงาน (Assessment & Feed Back) อันนำไปสู่การเป็นองค์การที่มุ่งสู่ความสำเร็จ

Professional

สามารถเปรียบเทียบความแตกต่างของแนวคิด ทฤษฎี ที่ใช้ในการออกแบบระบบการบริหารผลงานและสามารถประเมินปัจจัยเอื้อต่อความสำเร็จ เพื่อใช้ในการออกแบบระบบการบริหารผลงาน ให้เกิดบูรณาการกับระบบการบริหารขององค์การได้อย่างเหมาะสม อันประกอบด้วย

-    การวางแผน กำหนดเป้าหมาย ตัวชี้วัด ผลงานให้มีการเชื่อมโยง ผนึกประสาน (Cascading and Alignment)ของระดับบริษัททีมงานและบุคคล โดยมีการตกลงร่วมกัน (Performance Planning and Agreement)

-       การปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย (Performance Execution)

- การพัฒนางานและการพัฒนาบุคคลให้สามารถปฏิบัติงานได้ตามแผน (Performance Development)

-    การวัด ประเมินผลและให้ข้อมูลย้อนกลับ (Assessment & Feed Back)  สามารถสอน ให้คำแนะนำ กระตุ้นให้ผู้บริหาร และพนักงานเข้าใจเห็นความสำคัญ และนำระบบบริหารผลงานไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยผู้บริหารวิเคราะห์ระบบการบริหารผลงาน เพื่อให้คำปรึกษาในการปรับปรุง การบริหารผลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอำนวยการให้ระบบการบริหารผลงานให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ

Senior Professional

สามารถเชื่อมโยงระบบการบริหารผลงานกับการบริหารเชิงกลยุทธ์ธุรกิจ เพื่อวางระบบการบริหารผลงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน อันประกอบด้วย

-   การวางแผน กำหนดเป้าหมาย ตัวชี้วัด ผลงานให้มีการเชื่อมโยง ผนึกประสาน (Cascading and Alignment)ของระดับบริษัท ทีมงานและบุคคล โดยมีการตกลงร่วมกัน (Performance Planning and Agreement)

-      การปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย (Performance Execution)

- การพัฒนางานและการพัฒนาบุคคลให้สามารถปฏิบัติงานได้ตามแผน (Performance Development)

-        การวัด ประเมินผลและให้ข้อมูลย้อนกลับ (Assessment & Feed Back)

-     เสนอกลยุทธ์ในการบริหารผลงาน จัดเตรียมความพร้อม เพื่อสามารถใช้ระบบการบริหารผลงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

-       สามารถพัฒนาระบบบริหารผลงาน ที่สอดรับกับระบบการบริหารกลยุทธ์องค์การ

-    เสนอแนวความคิดและองค์ความรู้ในการพัฒนาระบบบริหารผลงานเป็นที่ยอมรับของชุมชนวิชาการบริหารผลงาน

 

Framework Management Tool Box : 5 'S
ด้าน Organizing

 

5ส เป็นกิจกรรมปรับปรุงการทำงานของพนักงานด้วยตนเองอย่างหนึ่งได้แก่การดำเนิน การตามหลักการ "สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะและสร้างนิสัย" ในสถานที่ทำงานของตนเองทำให้บริษัทมีพนักงานที่มีระเบียบวินัยจากจิตสำนึก ของเขาเอง ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย มีความสวยงาม มีความปลอดภัย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน คุณภาพของงานและคุณภาพสินค้าดีขึ้น

5ส คืออะไร

5ส เป็นการนำ อักษรตัวหน้าของคำภาษาอังกฤษที่เขียนตามการออกเสียงในภาษาญี่ปุ่นมาใช้เพื่อ ให้สามารถจดจำได้ง่ายจึงกลายมาเป็น คำว่า 5ส ตามลำดับดังนี้

· S1 : SEIRI : สะสาง : ส1 (Clearing Up)

·   S2 : SEITON : สะดวก : ส2 (Organizing)

·   S3 : SEISO : สะอาด : ส3 (Cleaning)

·   S4 : SEIKETSU : สร้างมาตรฐาน : ส4 (Standardizing)

·   S5 : SHITSUKE : สร้างนิสัย : ส5 Training & Discipline)

ญี่ปุ่นได้นำ ส.แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจังโดยจัดทำให้เป็นระบบมีการกำหนดขั้นตอน ในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานเป็นระยะๆ อีกทั้งยังมีวิธีการควบคุมกิจกรรมให้เกิดความยั่งยืนได้ จึงได้รับความนิยมและเผยแพร่ไปทั่วประเทศญี่ปุ่น

วัตถุประสงค์ของ 5ส

5ส. เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ นับเป็นเครื่องมือตัวแรกที่ถูกนำมาใช้ก่อนที่จะใช้เครื่องมือระดับสูงขึ้นไป เช่น TPM TQM และ ISO เป็นต้น โดยกำหนดให้ ส1 ,ส2 ,ส3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของเครื่องใช้ และสถานที่ ส่วน ส4และ ส5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมีเป้าหมายให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน สินค้ามีคุณภาพดี เป็นที่ประทับใจของลูกค้าตลอดไป

องค์ประกอบของ 5ส

กิจกรรม 5ส นั้น ส.ทุกตัวจะถูกกำหนดคำนิยามไว้เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ และนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้องดังนี้

ส1 : สะสาง คือการแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็นและขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอนประกอบด้วย การสำรวจ การแยก และการขจัด

ส2 : สะดวก คือการจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่างๆในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อความ สะดวกปลอดภัยและคงไว้ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการทำงานโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย การกำหนดของที่จำเป็น การแบ่งหมวดหมู่ การจัดเก็บให้เป็นระบบมีระเบียบ และบ่อยอยู่ใกล้นานๆใช้อยู่ไกล

ส3 : สะอาด คือการทำความสะอาด (ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ สถานที่และใช้ เป็นการตรวจสอบและบำรุงรักษาไปด้วยโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย การกำหนดพื้นที่รับผิดชอบ

การขจัดต้นเหตุของความสกปรก การทำความสะอาดแม้แต่จุดเล็กๆ และการปัด กวาด เช็ด ถู พื้นให้สะอาด

ส4 : สร้างมาตรฐาน คือการรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้คงอยู่ตลอดไป ได้แก่ ไม่มีสิ่งของไม่จำเป็นอยู่ในพื้นที่ ไม่มีสภาพรกรุงรัง และไม่มีสิ่งสกปรกตกค้าง

ส5 : สร้างนิสัย คือการสร้างนิสัยในการมีจิตสำนึก ทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงานตามระเบียบและข้อบังคับอย่างเคร่งครัดรวมทั้ง อบรมให้พนักงานรู้จักค้นคว้า และปรับปรุงสถานที่ทำงาน เช่น Visual Control

การวัดประสิทธิผลการทำ 5ส การประกวดคำขวัญ 5ส และการเปรียบเทียบภาพก่อนทำ-หลังทำ 5ส

ประโยชน์ของ 5ส

5ส มีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์การดังต่อไปนี้

1.       สิ่งแวดล้อมในการทำงานดี เป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน

2.       ลดอุบัติเหตุในการทำงาน

3.       ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น

4.       ลดการสูญหายของวัสดุ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ

5.       พื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป

6.       เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น

7.       สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับลูกค้า

8.       พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น

9.       สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน

 

Framework Management Tool Box : Stakeholder Analysis

Framework Management Tool Box : Stakeholder Analysis
ด้าน Planning

           Stakeholder หมายถึง บุคคลหรือกลุ่มคนหรือตัวแทนกลุ่มที่มีอิทธิพลต่อกระบวนการตัดสินใจที่มีผลต่อการบรรลุเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร หรือบุคคลหรือกลุ่มคนหรือตัวแทนกลุ่มที่ได้รับอิทธิพลและผลกระทบจากกระบวนการตัดสินใจและการดำเนินงานเพื่อการบรรลุเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร หรือบุคคลหรือกลุ่มคนหรือตัวแทนกลุ่มที่สนใจในกระบวนการดำเนินงานและการบริหารจัดการขององค์กร หรือบุคคลหรือกลุ่มคนหรือตัวแทนกลุ่มที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับสถานทางการเงินและผลกำไรขาดทุนขององค์กร

 วัตถุประสงค์ของ Stakeholder Analysis

  1. เพื่อให้โอกาสกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการแสดงความคิดเห็น แนวคิด และประเด็นที่เกี่ยวข้องกับองค์กรหรือโครงการ

   2. เพื่อหาแนวทางในการบริหารความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

 3. เพื่อกระตุ้นให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความกระตือรือร้นในการมีส่วนร่วมและเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรหรือโครงการ

   4. — เพื่อแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบที่องค์กรมีต่อสังคม

   5. เพื่อแสดงจุดยืนให้สังคมเล็งเห็นว่าองค์กรมีความโปร่งใสและตรวจสอบได้

   6. เพื่อป้องกันความเสี่ยงล่วงหน้าด้วยการวางแผนอย่างมีระบบ

ประโยชน์ของ Stakeholder Analysis

1. — ช่วยระบุความสนใจ (interests) ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่อองค์กร/โครงการทุกคน
2.  ช่วยระบุประเด็นที่อาจส่งผลกระทบ (disrupt) ต่อองค์กร/โครงการ
3. — ช่วยกำหนดบุคคลหลักที่ช่วยกระจายข่าวสารระหว่างการดำเนินงาน
4. — ช่วยกำหนดกลุ่มคนที่มีบทบาทในการมีส่วนร่วมในการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอน
5. ช่วยกำหนดแผนการสื่อสารและการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในขั้นตอนการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพ
6. ช่วยกำหนดวิธีการในการลดและป้องกันผลกระทบเชิงลบ และวิธีการในการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มี

Framework Management Tool Box : Project Management

Framework Management Tool Box : Project Management
ด้าน Planning

ลักษณะงานโครงการ

·        โดยมากเป็นงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

·        เป็นงานที่ทำครั้งเดียวแล้วเสร็จ

·        ไม่คุ้มค่าที่จะจัดตั้งเป็นแผนก

·        เป็นงานที่ไม่เหมือนงานอื่น ๆ มีข้อจำกัดด้านเวลา สถานที่และงบประมาณ

แผนโครงการที่ดีนั้นประกอบด้วย 4 ส่วนประกอบสำคัญ ได้แก่

1.    คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work/SOW/Scope Statement)

2.    รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

3.    กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

4.    แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work)

คือคำอธิบายแบบละเอียดของโครงการและงานที่ต้องทำในโครงการ คำอธิบายที่เกี่ยวกับประกอบด้วย

·      วัตถุประสงค์ของโครงการ (Project Objective)

·      คำอธิบายโดยย่อของงานสำคัญและรายการของผลผลิต (List of Deliverable)

·      ข้อจำกัดเกี่ยวกับงบประมาณ (ถ้ามี) (Budget Constraint)

·      และหมายกำหนดการโดยรวม (Overall Schedule)

ระหว่างการจัดทำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการโครงการควรทำให้มั่นใจในความครบถ้วนสมบูรณ์ของเนื้อหาโดยการจัดการทบทวนหลายๆครั้งกับผู้เชี่ยวชาญ (Functional specialists) ที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลทางเทคนิคและบริหารนั้นเพียงพอที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

หลังจากได้รับความคิดเห็นจากรอบด้านแล้ว ผู้จัดการโครงการควรเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้จัดการระดับสูง (senior management) ก่อนจะนำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการไปใช้ต่อในการวางแผนโครงการ

รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

คือการกำหนดมาตรฐานและรายละเอียดของทุกอย่างที่จะใช้ใน Project และทุกอย่างที่เป็นสิ่งที่ได้ออกมาจาก Project หรือที่เราเรียกว่าWork Products หรือ Deliverable

 ทำไม Project Specification ถึงสำคัญ? ก็เพราะ

·      เป็นหนึ่งใน Requirement ของ Project ที่เรารับผิดชอบซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังไว้ว่าจะได้รับเมื่อ Project จบ พูดคุยตกลงเรื่องนี้กันได้แต่เนิ่นๆก็จะลดโอกาสที่จะเกิดสิ่งไม่คาดคิด (surprise) กับทั้งตัวลูกค้าและตัวเราเอง

·      ถูกใช้สำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและแรงงานที่ต้องใช้ครับ ซึ่งการแก้ไขมาตรฐานเพียงเล็กน้อยอาจจะเป็นผลกระทบใหญ่ต่อค่าใช้จ่าย เช่น ถ้าลูกค้าขอให้ระบบทำงานเร็วขึ้นซัก 1-2% เราอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเป็นเงินนับล้านบาท ดังนั้นเราจึงต้องตกลงเรื่องนี้กับลูกค้าให้เรียบร้อยก่อนตั้งแต่ตอนวางแผนโครงการเพื่อที่จะป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นภายหลัง

กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

ประกอบด้วย

·      วันเริ่มต้นโครงการ (Project Start Date)

·      วันสิ้นสุดโครงการ (Project End Date)

·      กำหนดการของเป้าหมายสำคัญ (Major Milestones)

·      ผลผลิตหรือรายงาน (Deliverable or Reports)

วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ(ถ้าถูกกำหนดมาแล้ว)จำเป็นต้องถูกรวมเข้าไปในการวางแผนโครงการ กำหนดการของเป้าหมายสำคัญก็ได้แก่ การประชุมเพื่อตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการ วันที่ระบบตัวอย่างพร้อมส่งมอบ วันสั่งซื้อวัตถุดิบ วันเริ่มทดสอบระบบจริง และอื่นๆก็ควรจะถูกระบุลงในแผนโครงการด้วยเช่นกัน

แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คือตัวแทนซึ่งถูกจัดเรียงเป็นลำดับขั้นของงานที่ต้องทำในโครงการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ ในการวางแผนโครงการผู้จัดการโครงการต้องวางโครงสร้างของงานเป็นส่วนเล็กๆเพื่อ

·      ง่ายต่อการบริหารจัดการเพราะอำนาจและผู้รับผิดชอบจะถูกกำหนดให้กับงานชิ้นเล็ก

·      ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ๆลง

·      ง่ายต่อการวัดผลและติดตามความก้าวหน้าของงาน

การออกแบบและเขียนแผนงานอย่างละเอียดต้องทำด้วยความรอบคอบ แผนงานอย่างละเอียดที่ดีสามารถใช้ในการจัดเตรียมสิ่งต่างๆได้ดังนี้

·      ตารางความรับผิดชอบ (the responsibility matrix)

·      โครงข่ายของหมายกำหนดการ (network scheduling)

·      ค่าใช้จ่าย (costing)

·      การวิเคราะห์ความเสี่ยง (risk analysis)

·      โครงสร้างขององค์กรหรือบุคคลากร (organizational structures)

·      แผนการควบคุม (control)

คำจำกัดความของงานในลำดับล่างสุดควรประกอบด้วย

·      วัตถุประสงค์ (objective): สิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในงานนี้ (expected outcome)

·      ผลผลิตที่ต้องส่งมอบ (deliverable): เป็นสิ่งที่จับต้องหรือใช้งานได้ ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ รายงาน และอื่นๆ

·      กำหนดเวลา (schedule): งานทั้งหมดต้องมีวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และวัน(เวลา)สำหรับรายงานความคืบหน้าของงาน (update date)

·      งบประมาณ (budget): งบประมาณที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงาน

·      มาตรการวัดผล (performance measures): กำหนดมาตรการวัดผลความคืบหน้าของงานโดยการเปรียบเทียบผลงานจริง(actual) และความคาดหวัง (planned) ระหว่างดำเนินโครงการ

·      หน้าที่รับผิดชอบ (responsibility): ระบุผู้รับผิดชอบให้กับแต่ละงานในโครงการ